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关于成功召开虚拟股东大会的几点建议

许多公司计划在2020年召开虚拟年度股东大会。与其它电子论坛一样,人们在虚拟股东大会上的表现可能与在同一会议室开会时的表现不同。为使股东大会顺利进行,我们提出以下几点建议:

渠道问题——谨慎地将会议划分为会议通知中规定的“正式事务”和通常随后进行的相对非正式的业务讨论。提醒与会者,在会议的正式部分结束后,他们将有机会讨论业务及其前景。

准备好您的会议主席——会议主席就像一名交通警察,负责处理问题,并根据正式议程保持会议的正常进行。正式会议并不是一个发泄情绪的通道,也不是对管理层的诘问。请记住,主席有权在动议后结束辩论,并可宣布不合秩序的问题和干扰。此外,请记住,如果其他股东没有得到事先通知,则不需要考虑在会议上提出的动议。不要害怕阻止或限制此类动议的辩论。

使用代理——在绝大多数情况下,管理层会有足够多数的代理投票,足以超过那些有异议的小股东的投票,并反对与会者提出的动议。准备好通过代理提案恢复公平程序。

为沟通做好计划——在非正式的业务讨论中,通过预测股东想要知道什么来准备广泛的问题。

您的公司所面临的主要挑战中投资者希望讨论的是哪些?
关于您目前的运营和战略,有哪些关键点需要传达?
为了应对公司面临的挑战,你打算对公司的运营和战略做出哪些改变?
公司将如何应对接下来的3个月?6个月?

了解投资者——在回答之前,确保您理解了他们提出的问题或提出的观点;对提出的问题或观点进行总结。保持开放的心态,考虑当前环境对股东的不同影响。通过关注事实和避免情绪化的语言,使得您你回答直接和客观。

对于会议主席的建议措辞——请考虑将下列内容作为主席在会议开幕时的发言的一部分:

我想提醒大会,我有责任确保此次会议的正式部分可以公正进行。因为我们无法亲自见面,我想重申一下讨论和辩论的规则,以促进有序的虚拟会议:

正式会议将处理委托书公告中列出的业务事项。一旦我们完成了这项工作,我们将进入会议的非正式部分。
在正式会议期间,每位希望提出动议的股东或代理人可在我表明该动议可以公开讨论后再发言。
每位发言人均可发言五分钟,但我保留终止讨论某一事项的权利。所有的讨论必须礼貌并尊重其他与会者。
当我们听取了所有发言者的发言后,我将在规定的时间内要求对该动议进行表决。一旦我们投票表决,我们将进入下一个议程。
所有管理方面的问题将在正式会议结束后的非正式会议中处理。预先感谢您的合作。

如需了解更多信息,请联系我们。

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